Inventario informático en una pyme: por qué lo necesitas y cómo hacerlo con GLPI
Saber qué equipos, licencias y garantías tiene tu empresa ahorra dinero y problemas. Qué incluir en un inventario informático y cómo automatizarlo con GLPI.
¿Cuántos ordenadores tiene tu empresa? ¿Cuántas licencias de Office pagáis y cuántas se usan? ¿Cuándo vence la garantía del servidor? Si alguna de estas preguntas te hace dudar, no eres el único. En la mayoría de pymes esa información está repartida entre facturas, la memoria de alguien y alguna hoja de cálculo sin actualizar.
Para qué sirve un inventario informático
- Ahorrar: detectar licencias que se pagan y no se usan, o equipos que se compran cuando había uno libre.
- Planificar: saber qué equipos están viejos o fuera de garantía antes de que fallen.
- Seguridad: no puedes proteger lo que no sabes que existe. Un portátil olvidado sin actualizar es una puerta abierta.
- Resolver incidencias más rápido: cuando alguien llama con un problema, el técnico ya sabe qué equipo tiene y qué lleva instalado.
- Cumplir: el RGPD y el Esquema Nacional de Seguridad piden tener controlados los sistemas que tratan datos.
Qué debe incluir
- Equipos: ordenadores, portátiles, servidores, impresoras, móviles de empresa, equipos de red.
- Para cada uno: usuario asignado, ubicación, número de serie, fecha de compra y garantía.
- Software instalado y licencias, con su fecha de renovación.
- Contratos: fibra, centralita, hosting, dominios y mantenimiento.
La hoja de cálculo no escala
Una hoja de Excel funciona el primer mes. Después alguien cambia un portátil, instala un programa o se va de la empresa, y la hoja deja de reflejar la realidad. El inventario útil es el que se actualiza solo.
Cómo lo hacemos con GLPI
GLPI es una herramienta libre de gestión de parque informático y helpdesk muy extendida en empresas y administraciones. Así la ponemos en marcha:
- Instalamos un pequeño agente en cada ordenador que envía automáticamente su hardware y software.
- Añadimos a mano lo que no tiene agente: impresoras, móviles, contratos y licencias.
- Configuramos avisos de garantías y licencias que van a caducar.
- Activamos el helpdesk: tu equipo pide ayuda desde un portal o por correo y cada incidencia queda ligada al equipo afectado.
El resultado es una ficha por equipo siempre al día y un historial de todo lo que le ha pasado.
Precios de referencia
| Plan | Qué incluye | Precio |
|---|---|---|
| Básico | Hasta 15 usuarios, portal web y correo | 89 €/mes |
| Avanzado | Hasta 50 usuarios, tiempos de respuesta configurables | 199 €/mes |
| A medida | Más de 50 usuarios o varias sedes | A medida |
Precios sin IVA. Más detalle en la sección de precios.