¿Funcionan de verdad las copias de seguridad de tu empresa? Cómo comprobarlo en 30 minutos

Casi todas las pymes con las que hablamos nos dicen lo mismo: «sí, hacemos copias de seguridad». Pero cuando preguntamos cuándo fue la última vez que recuperaron un archivo desde esa copia, la respuesta suele ser un silencio. Y ese es el problema: una copia que nunca se ha probado es una copia que no sabes si funciona.

En este artículo te explicamos, sin tecnicismos, cómo comprobar en una media hora si tus copias te salvarían de verdad ante un ransomware, un disco que muere o un borrado por error.

Por qué fallan las copias que «ya teníamos»

Los fallos más habituales que encontramos en las auditorías no son sofisticados. Son cosas como estas:

• La copia se paró hace meses y nadie se enteró porque no avisa cuando falla.
• Solo se copia una parte: los documentos compartidos sí, pero no el programa de facturación, el correo o el escritorio del gerente.
• La copia está en el mismo sitio que el original: un disco USB conectado siempre al mismo servidor. Si entra un ransomware, cifra las dos cosas.
• Nadie sabe restaurarla. La persona que la configuró ya no está o no recuerda la contraseña del cifrado.

La regla 3-2-1, explicada para una pyme

Es la referencia más extendida y sigue siendo la más útil:

• 3 copias de los datos importantes (el original más dos copias).
• 2 soportes distintos, por ejemplo un NAS en la oficina y un almacenamiento en la nube.
• 1 copia fuera de la oficina y, a ser posible, desconectada o inmutable: que no se pueda borrar ni cifrar desde tu red.

Esa última parte es la que te protege del ransomware. Si la copia se puede modificar desde un ordenador infectado, el atacante la cifrará también.

La comprobación de 30 minutos

1. Haz inventario de lo que hay que proteger (10 min)

Apunta en una lista qué información no te puedes permitir perder: carpetas compartidas, base de datos de facturación o ERP, correo, documentos en portátiles, webs y tiendas online. Al lado, dónde está cada cosa. Si no sabes responder, ya has encontrado el primer problema.

2. Revisa cuándo fue la última copia correcta (5 min)

Entra en el programa o el panel que usáis para las copias y mira la fecha y el estado de la última ejecución de cada elemento de la lista. Busca copias con errores, avisos o que llevan días sin ejecutarse.

3. Recupera un archivo de verdad (10 min)

Elige un archivo real de hace una semana, recupéralo a una carpeta distinta y ábrelo. Si es una base de datos, pide a quien la gestiona que compruebe que la copia se puede montar. Esta prueba es la única que demuestra que la copia sirve.

4. Pregúntate qué pasaría si mañana entra un ransomware (5 min)

¿Alguna copia quedaría fuera de su alcance? ¿Cuánto tardaríais en volver a trabajar? ¿Quién sabe hacerlo? Si las respuestas son «no», «días» y «nadie», toca actuar.

Cómo lo automatizamos nosotros

En los clientes que tienen monitorización, cada copia envía su resultado al sistema de vigilancia. Si una copia falla o no se ejecuta, llega un aviso por correo o Telegram ese mismo día, no tres meses después. Además, programamos pruebas de restauración periódicas y dejamos documentado cómo recuperar cada cosa, para que no dependa de una sola persona.

Resumen

• Tener copias no basta: hay que probar que se pueden recuperar.
• Sigue la regla 3-2-1, con al menos una copia fuera de tu red.
• Configura avisos para enterarte cuando una copia falla.
• Documenta el proceso de recuperación.